各县(市、区)人民政府,忻州经济开发区管委会,五台山风景名胜区管委会,市政府各委、办、局: 

  进一步加强公文管理工作,规范公文处理程序,加快公文运转速度,提高办文水平,现就规范和加强公文处理工作提出如下意见:  

  一、严格公文处理工作制度,落实工作责任 

  各级各部门要严格落实公文处理工作责任,实行公文一口进,一口出制度,市政府办公室机要文书科是市政府及其办公室公文的统一办理机构各级政府各部门办公室是本单位公文的统一办理机构。各单位要按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发201214号)、忻州人民政府办公室《关于印发忻州市人民政府办公室公文处理办法的通知》(忻政办发2019108号)文件要求,将公文处理工作纳入政务建设的重要内容中来,严格执行各项工作制度。要认真贯彻党中央、省委、市委关于解决形式主义突出问题为基层减负的工作部署,解决公文处理工作中的形式主义和官僚主义问题,切实做好文件精简工作,改进文风,进一步提高公文处理工作科学化、规范化水平。 

  二、规范公文处理工作程序,严守行文规则 

  (一)报送市政府的请示、报告,须由主要负责人或主持工作的负责人签发,并注明联系人及联系方式。文件的格式、内容等必须符合要求,公文的版式严格按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T97042012)制作。随文所附的依据、代拟稿等,要客观、准确、全面、规范,符合有关法律、法规。严禁使用部门内部的请示报告卡片或函件向市政府报送公文。 

  (二)请示公文一文一事,不得多头主送,不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。除市政府领导同志直接交办的事项外,不得将请示、报告类公文报送市政府领导同志个人。 

  (三)部门请示以市政府或市政府办公室名义行文,内容涉及其他相关部门职权范围的,要事先征求相关部门意见,征求意见原文随请示报送。相关部门对所提事项如有分歧的,应列明各方依据,报市政府裁定市政府办公室不代部门征求意见。 

  (四)市直部门向省级对口主管部门请示、报告重大事项的,要按程序事先报经市政府同意。未经市政府同意的,不得擅自上报。 

  (五)市直各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向县(市、区)政府下发指令性文件,因特殊情况确需向县级政府正式行文的,应当报请市政府批准,并在文中注明经市人民政府同意需县(市、区)报送有关情况或征求意见的,可向县(市、区)对口部门行文,一般不得直接向县(市、区)政府行文。确需要征求县(市、区)政府意见的,原则上由县(市、区)对口部门负责请示同级政府后报送。 

  (六)市直各部门向县(市、区)对口部门印发文件安排工作事项,不得随意列入对各县(市、区)政府目标责任考核的内容。确需列入的,要事先报市政府批准。 

  (七)部门的内设机构除办公室外,其他内设机构不得对外正式行文。部门管理机构向同级政府请示报告工作,原则上由其主管部门行文,特殊情况需要越级行文的,同时抄送被越过的主管部门。 

  (八)未公开发布的上级文件未经发文机关批准,各县(市、区)政府、各部门不得擅自转发或翻印。市政府领导同志涉及全局性工作的重要讲话,确需印发的由市政府办公室统一印发。未印发的市政府领导同志讲话,部门因工作需要向县(市、区)对口部门印发的,要按程序报请市政府领导审定同意。 

  三、强化公文审核,提高公文质量 

  各级各部门办公室要进一步加强公文审核把关工作,强化工作人员的责任意识、服务意识和精品意识,提高公文审核把关的能力和水平,认真负责,严格把关,不断提高公文质量。 

  (一)对所发公文要从全局出发认真研判,要审核公文内容是否符合国家法律法规和党的方针政策;是否符合市委、市政府的战略目标及工作意图;是否符合本地、本部门工作实际;是否与现行公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;公文内容是否体现了发文机关工作意图。 

  (二)要审核重要政策性文件、重大决策部署是否经过特定的会议议定;涉及多项工作内容的公文,相关责任人是否都已审阅,批示及意见是否一致;涉及相关部门职权范围的事项是否征求意见,是否会签;规范性文件是否经过法制部门审核;各个审核环节的工作是否到位。 

  (三)审核公文要做到:文种使用准确,格式规范,结构、层次严谨清晰,文字精炼,表述准确,标点、数字、序数、计量单位等符合规范,人名、地名、引文等准确无误,附件与正文相对应,秘密等级、紧急程度和公开属性等使用及标注准确规范。 

  四、进一步做好精简文件工作 

  (一)增强发文的计划性。市、县两级政府要制定年度发文计划,对拟发政策性文件目录进行审核,减少临时性和重复事项发文,做到发文数量基本上可估可控。计划外发文按照一事一报原则严格报批。 

  (二)坚持前置审核制度。部门提请政府发文的,公文处理工作机构及承办人员应结合发文计划,统筹考虑对上贯彻落实、对下减轻负担的要求,对公文背景、发文必要性、行文规格、文种和代字、字数篇幅、公开事项等进行认真审核并提出发文意见,为领导同志审签文件提供参考。 

  (三)减少层层发文。贯彻落实上级文件的政策性文件,除有明确规定和工作必需外,市级不再要求下级制定配套的贯彻落实意见、实施细则、工作方案等;确需制定贯彻落实文件的,一般只配套一级,不再要求层层配套;省级发至县级以下的文件,市级一般不再制发贯彻落实文件;没有明确要求制定贯彻落实文件的,市县可结合实际采取务实管用的举措贯彻落实。 

  (四)减少事务性文件。按照有关规定,严格控制各类考核、评比、督查、整治方案、表彰奖励等文件印发;除省级召开的会议、市长、副市长召开的全市性重要会议由市政府办公室以电报形式印发会议通知外,其他会议由部门负责通知;会议活动、征求意见等事项,可通过电话、传真、网络方式办理的,可不发文;领导同志在会议上的报告、讲话等一般不以正式文件印发。 

  (五)严禁照抄照搬。部门在起草文件时,要充分调研、认真研究,结合实际提出实事求是、有地方特色的贯彻措施,防止上下一般粗、机械简单化套转上级文件,坚决克服照搬照抄、潦草敷衍、应付考核、以文件落实文件的工作作风。 

  (六)避免重复发文。凡法律法规已作出明确规定,现行文件已有部署且仍然适用的不再发文;上级文件已经公开发布,本级没有提出新的政策措施的事项不再发文;媒体已经公开发布的事项不重复发文;内容相近的事项统筹考虑,归并整合发文;相同事项年度不重复发文。 

  (七)优化议事协调机构成立调整类发文。成立市政府领导同志牵头的市级议事协调机构,要严格按照市政府办公室有关规定办理;现有机构能承接的,不成立新的议事协调机构;能在工作方案中明确成立的议事协调机构组成或将其作为附件的,不再单独行文。调整议事协调机构,涉及组长设置、办公室设置、职责调整、机构合并(更名)的,报市政府批准行文;涉及成员调整的,按照职务调整和工作分工自行补位,经补位后领导同志同意,由其办公室行文,不再以市政府办公室名义行文。 

  五、加快公文办理时效,提高办文效率 

      紧急公文要严格按时限办理,收文单位收件后要即刻报本单位主要负责人或分管负责人阅批,需要反馈意见或拿出落实措施的,要按文件中规定的时限办理。文中无明确时限要求的,要按文件紧急程度规定的时限办理:特提文件(仅限电报)1日内办结,特急文件2日内办结,加急文件7日内办结。 

  各级、各部门要加强工作的计划性和前瞻性,杜绝人为形成紧急文件。凡请示市政府或市政府办公室处理的事项,应当统筹安排,抓紧做好前期工作并及时上报,给市政府及办公室留出研究、处理的时间:一般事项不得少于两周,紧急事项不得少于7个工作日;特别紧急的事项,需要在7个工作日以内批复处理的,除突发事件以及法律、法规另有规定或领导同志另有交待的事项外,必须在文中说明紧急的原因及在本部门的办理情况。 

  六、进一步加强涉密文件管理 

  各级各部门要严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规及各项规章制度,强化公文处理工作人员的保密意识。涉密公文要在涉密计算机上处理,非涉密公文也要在内网计算机上处理,严禁在互联网计算机上处理和传输;各部门对代拟文稿要提出保密和公开属性意见,对涉密文件要依法定密、精准定密,防止定密过多、密级过高等给工作造成不便;要严格按照《政府信息公开条例》规定,能公开的文件必须公开;对主动公开的政策性文件,要按照谁起草、谁解读的原则,同步审签、同步解读,确保政策公开到位、执行到位。 

  七、全面深入学习,加强组织培训 

  《党政机关公文处理工作条例》自201271日正式实施以来已有7年之久,因机构改革及人事变动,部分单位存在较频繁的新老人员交替,新进人员对公文处理工作不了解,公文处理制度执行不严格,公文处理程序不遵守等问题。因此,各级各部门要结合本单位工作实际,认真调查、研究,厘清本单位、本系统工作情况及存在的问题,再次开展全面深入的公文处理工作学习,必要时组织开展系统的培训或专题培训,全面提高机关工作人员公文处理工作能力和水平。 

 

    

  忻州市人民政府办公室       

  20191216